Vor acht Jahren entwickelte sich Conservation Space aus Diskussionen in Workshops der Andrew W. Mellon Foundation, die die Notwendigkeit eines IT-Systems für Konservatoren identifizierten. Ein gut durchdachtes Softwaresystem, das die Arbeit von Konservierungsexperten durch das Erstellen, Speichern und der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten mit belastbaren Metadaten erleichtern würde, fehlte in diesem Bereich.
Viele Institutionen haben intern entwickelte Systeme auf Basis von Standardsoftwarelösungen eingeführt. Doch den meisten Konservatoren fehlt ein System für die zentrale Verwaltung und Speicherung ihrer Aufzeichnungen. Mit solch einem System könnten sie wichtige Dokumente für ihre Kultur- und Kunstobjekten effizient erstellen, erfassen, speichern und abrufen. Und es verringert das Risiko, dass wichtige Unterlagen auf Papier und in digitaler Form das Opfer mangelhafter Aufbewahrungsrichtlinien, von Personalveränderungen, Unfällen oder natürlichen oder vom Mensch verursachten Katastrophen werden. Ein Dokumentenmanagementsystem für die Konservierung würde diesen Mangel beheben. Robuste Metadaten, die mit der Aufzeichnung von Kulturobjekten und einem einheitlichem computergestützten Aktenmanagement verknüpft sind, erleichtern zudem die Möglichkeit, Daten gesammelt zu organisieren und zu durchsuchen, die bisher nur durch Einsehen einzelner physischer Dateien oder institutioneller Datenbanken zugänglich waren. Zudem würde das System auch die Möglichkeit eröffnen, Informationen über das kulturelle Erbe weltweit zu teilen.
Entwurfsphase – Vorplanung Mit Unterstützung der Andrew W. Mellon Foundation wurden Voruntersuchungen zum Design von Conservation Space durch das Office of Digital Assets and Infrastructure (ODAI) an der Yale University durchgeführt. Das Kernteam in dieser Planungsphase bestand aus Margaret Bellinger (Direktorin, ODAI), Kenneth Hamma (Projektmanager), Angela Spinazze (unabhängige Beraterin), Chuck Patch (unabhängige Berater), Sam Quigley (Kunstinstitut von Chicago), Joe Padfield (National Gallery, London), Koven Smith (Metropolitan Museum of Art) und Sam Wood (British Museum). Das Team war verantwortlich für die Betreuung von Design-Meetings und die Dokumentation von Ideen, Vorschlägen und Entscheidungen.
Zwei Community-Design-Workshops in 2009 trugen dazu bei, funktionale Anforderungen für eine Softwareanwendung zu ermitteln, die Konservierungsprozesse vereinfachen, und die Erstellung von Dokumentation und den damit verbundenen wissenschaftliche Daten erleichtern sollte. An den beiden Workshops nahmen 64 Fachleute aus den USA, Europa und Australien teil, die 49 Institutionen und Organisationen vertraten. Die Teilnehmer an der Entwurfsphase identifizierten Workflows für neunzehn Prozesse, die häufig von Restauratoren und Konservierungswissenschaftlern genutzt werden. Der nächste Schritt, die Entwicklung eines Plans für die Implementierung einiger dieser Arbeitsabläufe in einer konkreten Anwendung, begann im Oktober 2010. Eine erste Spende der Mellon Foundation im Jahr 2010 erlaubte es einer Gruppe von Museumsrestauratoren und IT-Managern, funktionale Anforderungen für Conservation Space zu definieren. 26 Personen, die das Kernteam bildeten, Mitarbeiter von Partnerinstitutionen sowie interessierte Einzelpersonen, nahmen an Treffen in der National Gallery of Art im November 2010 und Mai 2011 teil, um über den Arbeitsaufwand zu diskutieren und einen formellen Prozess zu planen für die Ausarbeitung eines Antrags für die Entwicklung der Software. Die Gruppe priorisierte und wählte die Workflows aus, die in der ersten Version von Conservation Space enthalten sein sollten, identifizierte die funktionalen Anforderungen für diese Workflows und untersuchte den technischen Rahmen und die Infrastruktur, die für die anfängliche Software-Erstellungsphase benötigt wurden. Eine formelle Partnerschaft entstand zwischen dem Courtauld Institute of Art, dem Denver Art Museum, dem Indianapolis Museum of Art, dem Metropolitan Museum of Art, dem Statens Museum for Kunst, der Yale University und der National Gallery of Art, Washington – der Hauptmoderator des Projekts.
Conservation Space 1.0 Mit einem weiteren Zuschusses im Dezember 2011 durch die Andrew W. Mellon Foundation begannen die konkreten Arbeiten an ConservationSpace. Zwei Workshops, die von Vertretern aller Partnerinstitutionen besucht wurden, fanden 2012 in der National Gallery of Art statt. Ziel der Workshops war es, die funktionalen Anforderungen von ConservationSpace zu bestimmen und die Request for Proposals (RFP) zu verfassen, eine wichtige Komponente bei der Auswahl eines Software-Entwicklers.
Um beim Verfassen der funktionalen Anforderungen für die RFPs professionelle Unterstützung zu erhalten, beauftragte die National Gallery of Art Noblis, eine gemeinnützige Wissenschafts-, Technologie- und Strategieorganisation mit umfangreicher Erfahrung in der Entwicklung von Softwareanwendungen. Der Enterprise Planungsprozess von Noblis hat den Umfang und die Qualität der im RFP enthaltenen Dokumente erheblich verbessert, einschließlich eines Aktivitätskatalogs, einer Aktivitätsplanung, der technischen Anforderungen (die Schnittstellen) und der administrativen/operativen Anforderungen (Benutzer-Rollen).
Ein Ergebnis der Diskussionen in unserem ersten Workshop war die Entscheidung, auch User Experience (UX) und User Interface (UI) Spezialisten zu beauftragen, um bei der Entwicklung von Mockups für die RFPs zu helfen. Design for Context, ein auf “Usability und User-Centered Design” spezialisiertes Unternehmen für Software- und Web-Entwicklung, wurde mit Fördergeldern beauftragt. Die Zusammenarbeit des Unternehmens und der Partner resultierte in hervorragenden Modellen für die RFPs. Ein weiterer Schritt, der im ursprünglichen Vorschlag nicht enthalten war, war die Ausgabe eines Call for Qualifications (CFQ) im Juni 2012 an eine Gruppe von Softwareentwicklern. Das CFQ versuchte, existierende Softwareanwendungen zu identifizieren, die als Rahmen für den Aufbau von Conservation Space dienen könnten. Zehn renommierte Unternehmen reagierten schnell mit detaillierten Antworten auf alle CFQ-Fragen. Dabei wurden auch einige neue Fragen aufgeworfen, die uns geholfen haben, die Informationen in den RFPs weiter zu verbessern.
Die RFPs wurde im Oktober 2012 veröffentlicht und Sirma ITT, ein Mitglied der Sirma Group Holding, wurde im Februar 2013 als Entwickler ausgewählt. Sirma Group Holding, die größte IT-Gruppe in Bulgarien, wurde 1992 gegründet und hat sich seitdem zu einem Unternehmen entwickelt, das über 20 Tochtergesellschaften und Joint Ventures verfügt, die auf verschiedene Bereiche der Informationstechnologie-Entwicklung spezialisiert sind. Eine funktionsfähige Version von Conservation Space wurde für Juni 2014 geplant. Usability-Tests spielten eine wichtige Rolle bei der Beurteilung der Anwendung während der Entwicklungsläufe. Lucrat, ein bulgarisches Unternehmen, das auf Usability und Human-Centered Design spezialisiert ist, wurde für diesen Prozess beauftragt. Ihre Arbeit hat deutlich gezeigt, dass in UI und UX noch erhebliche Verbesserungen erforderlich waren, um die Akzeptanz der Software zu erhöhen.
Conservation Space 2.0 Sirma entwickelte die folgenden Funktionalitäten:
• Die Möglichkeit, Daten aus Sammlungs- und Digital Asset Management-Systemen zu importieren • Funktionen, die die Anpassung von Systemobjektvorlagen und Codelisten sowohl auf Unternehmens- als auch auf Benutzerebene erleichtern • Rollenbasierte Sicherheitsmanagementkontrollen, die für die Standards jeder Institution individuell sind • Systemobjektsicherheitskontrollen, die einen kontrollierten Zugriff auf sensible Dokumentation oder Daten ermöglichen • Einführung von Bildanmerkungsstandards in Übereinstimmung mit etablierten Protokollen wie dem International Image Interoperability Framework (IIIF) • Dashboard-Anpassungsfunktionen für einzelne Benutzer • Vollständige Workflow-Management-Funktionen zur Unterstützung der individuellen Geschäftsprozesse jeder Institution • Fähigkeiten, um die Verwendung von lokal bevorzugter Terminologie von Institutionen zu unterstützen • Versionsverwaltung und Rollback-Funktionen für wichtige Systemobjekte • Verwaltung von Kultur- und digitalen Objektdatensätzen und Suche/Abfrage unabhängig von der Objekthierarchie des Projekt-/Fall-/Aufgabensystems • Berichte über Systemstatus und Aktivitäten • Unterstützung für das Drucken und Exportieren von iDoc-basierten Systemobjekten
Der zweite finanzielle Zuschuss der Mellon Foundation im Jahr 2014 wurde für die Fortsetzung der Projektarbeit bereitgestellt. Ein kritisches Ziel für das Release 2.0 von Conservation Space bestand darin, die Software als gehostete, mandantenfähige Anwendung zu entwickeln. In Übereinstimmung mit den Open-Source-Anforderungen hat Sirma eine Version von Conservation Space entwickelt, die auf lokalen oder gehosteten Servern als Einzelmandanten-Anwendung installiert werden kann, wobei eine separate Instanz der Software von einem einzelnen Kunden genutzt wird. Sirma hat installationsfertige Versionen erstellt, die Integrationsfunktionen bieten, damit Conservation Space zukünftig mit Systemen von Drittanbietern verbunden werden kann. Integrationsanforderungen für bestehende Partnerdatensysteme wurden untersucht und dokumentiert. Sirma entwickelte eine Systematik, die Bereich der Konservierungspraxis definiert. Gespräche mit Mitarbeitern des IIIF-Projekts erlaubten Sirma, die Fähigkeiten des Mirador-Bildbetrachters zu erweitern, und diese Verbesserungen wurden in Conservation Space integriert. Sie verbesserten das Benutzererlebnis, indem sie das Interface- und Interaktionsdesign erweiterten.